Интересно явление е как много хора са доста ревниви към времето си, как понякога те се настройват нападателно, когато им намекнат, че разхищават ценно време и как гордо не променят навиците си и неусетно продължават да го правят.

Тази склонност към разхищаване на време може да се наблюдава във всякакви житейски ситуации. Когато например имате среща след известно време, наблюдателният човек може сравнително лесно да открои моментите, в които Ваши конкретни решения и действия, които извършвате без да се усетите, пилеят ценно време.

Резултатите от разхищението на време са негативни за нашата ефикасност. Щом закъснеем, започваме да бързаме, да претупваме важни неща, да правим повече грешки. Когато работим като фрилансъри, разхищението на време ни коства загуба на енергийни ресурси, пропуснати възможности за печалба, изнервени часове и падане на КПД-то. Често се сбъдва и най-неприятната последица – проваляне на поети поръчки и загуба на важни клиенти.

 

Понякога неприятните последици от загубеното време са истинска изненада за Вас, нали? Те Ви изненадват, защото сте проявили старание в планирането на графика си и сте се презастраховали. Направили сте това по 3 начина:

 

• Основали сте планирането на песимистична оценка – тоест вградили сте в оценката си възможността нещо да се обърка

 

• Добавили сте допълнително време за всеки етап от изпълнението – така сте поставили много буфери из цялата дейност

 

• Защитавате ревностно всяка стъпка – държите на първоначалните си оценки за продължителността на отделните стъпки, за да не сбъркате някъде

 

И въпреки това презастраховане, изпълнението някои поръчки става източник на притеснение и напрегната, припряна работа.

Опитните предприемачи, сред които са и фрийлансърите с по-дълъг стаж, знаят, че времето е един от най-ценните икономически и житейски активи и че до голяма степен икономическите планове и изчисления са свързани пряко или косвено с някакъв времеви хоризонт. Това е напълно естествено, тъй като икономиката е мрежа от човешки действия, а те винаги по необходимост се разгръщат в определен времеви отрязък.

Така че, запомнете: Времето е един от най-ценните ресурси в бизнеса и в живота, затова трябва да фокусирате задоволителна част от планирането на ефективното разпределение на времето си. За фрилансъра това е ключов фактор за успех, тъй като той няма нито нормирано работно време, нито началник, който да го плесва зад врата всеки път щом се разсее. А разхищаването на време става неусетно и коства клиенти и пари.

 

Ще Ви опишем 3 механизма, чрез които неусетно разхищавате ценно време и заради които често се налага да работите форсирано – което до голяма степен убива качеството на всяка творческа дейност, каквато е копирайтинга

 

Синдром на студента: “Защо да бързам, след като крайният срок е толкова далече?”

Често хората първоначално планират графика си, а след това, при фактическата работа пропиляват времето, което те самите са заложили. Ако правите така, то дори и да имате времеви буфери, те се стопяват вследствие на успокоението, че се движите по график.

Ако например трябва да напишете 10 текста за 2 седмици и сте поставили времеви буфери, а после се окаже, че други спешни задачи са отпаднали, може да влезете в капана на успокоението. Заради знанието, че сте напълно свободни може да се отпуснете и да си кажете: Защо да бързам, след като крайният срок е толкова далече? Заслужавам да се възнаградя за бързата работа с известно време отдих

И точно тук се появява капанът. Отдихът и отлагенето на работата могат така да Ви успят, че да се захванете с 10-те текста чак след края на първата от двете седмици. А ако нещо се обърка през втората седмица? Ако се разболеете? Ако се наложи да пътувате? Ако изневиделица Ви засипят с поръчки за вчера – например важен клиент поиска да напишете веднага 3 текста на съвсем различна тема?

Тогава се изправяте пред неудобната истина, че сте пропилели ценно време, че сами сте стопили буферите си.

 

Изводът тук е да не прекалявате с успокоението от моментно постигнатия напредък, да  държите на плановете си и ако ги променяте, да сте внимателни и да съставите нов график за работа.

Запомнете, че в копирайтинга и във всяка друга творческа дейност отлагането може да създаде нужда да свършите всичко за отрицателно време, а едновременната работа по много задачи не е добра практика и това налага да вършите нещата едно по едно. Така всяко забавяне се съхранява, натрупва се. Затова планирайте внимателно и внимавайте за последователността от стъпките.

 

Едновременна работа по повече задачи

Ако сте от хората, които искат да огреят навсякъде, често Ви се налага да работите едновременно по повече задачи. Може би Ви се струва, че тази практика всъщност увеличава продуктивността Ви и в действителност дори спестявате време. Това може и да е така в конкретния случай. Но понякога вследствие на затрупаността с ангажименти правите лоши преценки, грешите, редактирате, започвате някои неща наново, стресирате се прекалено. Тези негативни сценарии правят така, че едновременната работа по повече задачи “отхапва” непростимо и невъзстановимо количество време.

Едновременната работа по повече задачи, освен да Ви “изяде” времето, може да “изпие” Вашите сили – понякога рязката смяна на дейността и настройването на нова вълна са доста изтощителни. Така може да се окаже, че всеки път щом превключите на следващата задача, реално ефективността Ви пада драстично. Вие мислите, че, работейки едновременно върху всичко, спестявате време от много места, но реално може да се изтощавате и да влошавате работния процес, с което да забавяте допълнително и непредвидено всяка една отделна задача.

 

Представете си например, че решавате да работите по създаването на няколко сайта едновременно. Има вариант да се справите отлично и в срок! Тогава удряте джакпота! Но има и вариант всичко да се обърка!

Ако сте дали срок на всеки клиент и работите едновременно, съществува реална опасност да забавите поне един проект.

Представете си, че всеки сайт изисква коренно различни настройки, функционалности и дизайн. Някои са по-сложни, други са по-прости, но не можете да комбинирате нищо. Тогава неминуемо по-сложните сайтове, ще отнемат повече време от обикновено. Вие вършите по-малко неща за тях, за да работите и върху другите.

Само че и другите сайтове, уж по-лесните, Ви отнемат малко повече време от обичайното, защото на практика не се концентрирате върху тях – а обичайното време сте го преценили при условие, че се концентрирате върху всеки отделен проект.

Така оперативното време за всеки сайт набъбва. А сега включете умората си и непредвидените негативни ситуации – правите грешки, които се налага да поправяте, разболявате се, уморявате се повече и ставате по-бавни, обърквате се по-често….. И в крайна сметка завършването  всеки от 3-те сайта Ви коства доста повече време. Това може да Ви създаде проблеми с отделните клиенти и да навреди на репутацията Ви.

 

Ако не се налага, старайте се да извършвате повечето си задачи една по една. Концентрирайте се върху една конкретна задача, вложете цялата си енергия в изпълнението й, постарайте се да оставите минимум неща за преправяне и след това се захванете със следващата. Така в доста случаи ще свършите повече работа, измерена като отчетен напредък.

 

Пренебрегвате факта, че задачите и стъпките са свързани една с друга

Доста често, когато извършвате повече задачи, пропускате факта, че някои стъпки са свързани в определена последователност и си влияят една на друга. Тогава неусетно можете да забавите цялостното изпълнение.

Ако едновременно поетите ангажименти, доведат до забавяне на някои ключови операции, това може драстично да затрудни работата, да предизвика грешки и да удължи срока на изпълнение, доста над предвиденото

Ако времето вече Ви притиска и ако доста задачи са изпълнени частично, може да се окаже голям проблем това, че някои дейности от някои процеси не могат въобще да бъдат стартирани, тъй като са свързани с други, чието изпълнение се е забавило. И да се налага да бъдат изчакани. Така може неволно да предизвикате верижна реакция на забавяне.

Например ако концентрирате цялата си енергия върху приготвяне на заготовки в кухнята си, успокоите се прекалено, че се справяте брилянтно и неглижирате поръчката и доставката ключови хранителни продукти, може да се окаже, че сте изпуснали моменти за бърза доставка и се налага да чакате допълнително. Така работата Ви трябва да прекъсне и свършеното до момента се превръща в пропиляно време.

Или пък ако сте копирайтър фрийлансър и пренебрегнете изцяло комуникацията за уточняване на копирайтърското задание за сметка на собствено проучване на темата и генериране на собствени идеи за текст, може да срещнете проблеми със спазването на срока, ако окончателното задание пристигне късно и съдържа много и различни параметри.

 Реално дори може да се окаже, че пишете текстовете по два пъти и че времето, през което сте писали първите варианти е до голяма степен пропиляно.

 За да не изпадате в подобна ситуация, помнете свързаността на стъпките, изисквайте от клиента да конкретизира заданието си по-бързо, да Ви предостави необходимите материали, да Ви опише по-детайлно желанията си, пред да сте се гмурнали в основния работен процес.

 

В копирайтинга разминаванията могат да създадат нужда от доста съществени поправки. Копирайтърът създава уникална структура на всеки текст, поставя съответните акценти във всяка тема, избира най-точните думи, за да се аргументира и да въздейства. И в доста случаи, ако заданието изисква различна посока, преработката на текста отнема много време и енергия. А понякога се налага писането да започне отначало.

Избягвайте подобни ситуации. Изисквайте уточняване на поръчките, уверете се, че знаете какво се очаква от Вас и докато чакате нещата да се изяснят, заемете се с вече конкретизираните поръчки. Това изчакване ще Ви спести време!

Преборете се с разхищението на най-ценният ресурс за човека – времето. За тази цел използвайте ефективно най-ценният актив за човека – разума!